إدارة مشروع صغير يمثل تحديا. نحن مطالبون باستمرار بأداء مجموعة متنوعة من المهام. بالنسبة للكثيرين منا ، ربما يمكننا تحديد توصيفات وظائفنا على النحو التالي: افعل كل شيء! لسوء الحظ ، فإن جزءًا من كل ما نقوم به لا يساهم بشكل مباشر في دخل النشاط التجاري. ومع ذلك ، في بعض الأحيان عن طريق إضافة القليل من الإدارة الإضافية يمكننا بالفعل تحسين إنتاجيتنا. في هذه المقالة سوف نلقي نظرة سريعة على أنظمة الجدول الزمني ، ونحدد ما إذا كانت وكيف يمكن أن تساعدنا في تحسين التدفق النقدي لدينا.
إذا كنت تقرأ هذا ، فمن المحتمل أنك رأيت بالفعل حاجة إلى تنفيذ نوع من نظام تتبع الوقت. إذا كنت تستخدم بالفعل الجداول الزمنية في عملك ، فيجب أن تدرك أن بعض الأنظمة أفضل من غيرها ، ومن الجدير أخذ الوقت الكافي للتحقق مما إذا كان النظام الذي تستخدمه يوفر لك أقصى فائدة.
ستحتاج الشركات التي تصدر فاتورة للعملاء مقابل وقتهم إلى طريقة ما للاحتفاظ بعلامات تبويب للوظائف التي يعملون بها ، وهذا مطلب قانوني في العديد من المناطق. في حين أن أنواع الأنشطة التجارية الأخرى قد لا ترى أي سبب واضح لتنفيذ نظام الجدول الزمني ، إلا أن هناك الكثير من الأسباب الوجيهة للنظر في استخدام نظام الجدول الزمني.
إذا كان عملك يوظف موظفين ، فإن نظام الجدول الزمني يقدم طريقة ممتازة لتتبع ما تقوم به مواردك البشرية بالفعل. قد تندهش من مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في القيام بعمل لا يرتبط بأهداف عملك الأساسية. على سبيل المثال ، قد تعتقد أنه من خلال عدم ترقية أجهزة الكمبيوتر والبرامج الخاصة بك هذا العام ، سيوفر لك المال. ومع ذلك ، قد تخبرك الجداول الزمنية الخاصة بك أن موظفيك يقضون الكثير من الوقت في التعامل مع المشكلات المتعلقة بالكمبيوتر والتي لا تدر دخلاً ، مما يؤدي إلى إنتاجية أقل مما قد يتوقعه المرء. يعد نظام الجدول الزمني أداة قوية للغاية لتحديد والقدرة على مساعدتك في تحديد التكاليف المرتبطة بهذه الأنواع من المشكلات.
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا قائمًا على مشروع ، حيث يمكنك تقديم عطاءات للحصول على وظائف بعروض أسعار ثابتة ، فإن تطبيق نظام تتبع الوقت في عملك يمكن أن يوفر لك المال. في مناخ الأعمال التنافسي السائد اليوم ، يمكن أن يكون هناك خيط رفيع بين الحصول على الوظيفة أو خسارتها لصالح أحد المنافسين. اقتبس مرتفعًا وقد يتفوق عليك منافسك بناءً على السعر. اقتباس منخفض وقد تحصل على الوظيفة ، لكن تخسر مبلغًا كبيرًا من المال عند القيام بذلك. إذا واجهت هذه الأنواع من المشاكل في الماضي ، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في نظام الجدول الزمني. عندما تقوم بصياغة عرض أسعار جديد لوظيفة مشابهة لتلك التي أكملتها سابقًا ، انظر إلى نظام الجدول الزمني الخاص بك لفهم المدة الفعلية التي استغرقتها الوظيفة لإكمالها. قد تندهش من معرفة المشاريع الفرعية التي تستغرق معظم الوقت. دعنا نفحص سيناريوهين ؛ في السيناريو الأول ، أبلغ المدير "نشعر أن المشروع X جاء في حدود الميزانية ولكننا بحاجة إلى تخصيص المزيد من الوقت لإكمال المشروع Y في عروض الأسعار المستقبلية" ، وهي معلومات مفيدة يمكنك التصرف بناءً عليها. ومع ذلك ، في السيناريو الثاني الخاص بنا ، تستخدم الشركة نظام الجدول الزمني ، ويذكر المدير "تم الانتهاء من المشروع X بنسبة 23٪ أقل من الميزانية ، وجاء المشروع Y في زيادة بنسبة 279٪ عن الميزانية ، مما أدى إلى زيادة حجم المشروع بنسبة 160٪ عن الميزانية". سنرتكب جميعًا أخطاء حتمًا عندما نقدر الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع ، ومع ذلك يمكن للأعمال التي تستخدم نظام الجدول الزمني تحديد أخطائها والتعلم منها وتقديم عروض أسعار أفضل في المستقبل.
قليلون قد يجادلون بأن نظام الجدول الزمني ليس أداة أساسية لتتبع وتحليل أداء الأعمال والإنتاجية. إذا كان لديك شركة صغيرة مع موظف واحد أو عدد قليل من الموظفين ، وعدد قليل من المشاريع أو العملاء ، يمكنك بالتأكيد استخدام نظام جدول زمني مكتوب يدويًا لتحقيق تأثير جيد. ابدأ بإنشاء قائمة بالمشاريع التي ترغب في تصنيف وقتك بها. قد ترغب في مزيد من تقسيم مشاريعك إلى مشاريع فرعية ، حتى تتمكن من الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول ما تم إنجازه. لا تنسَ تضمين المشاريع للأغراض الداخلية (مثل المحاسبة والإدارة وغيرها) والأغراض الخارجية (أي وظيفة العميل). بمجرد القيام بذلك ، قم بإنشاء جدول زمني به فراغات لوضع الوقت مقابل كل مشروع ، ومساحة لوضع اسم الموظف وتاريخه ، وتوزيعه على الموظفين.
بمجرد أن يكون لديك أكثر من عدد قليل من الموظفين ، أو إذا بدأت مشاريعك في التعقيد ، فإن الأمر يستحق إلقاء نظرة على حزم البرامج المتاحة لجعل العملية أسهل كثيرًا. تختار بعض الشركات البدء باستخدام برنامج جداول بيانات مثل Excel ، لكن تجربتي مع هذا النوع من الأنظمة هي أنها يمكن أن تتطلب الكثير من العمل ويمكن أن تكون عرضة للخطأ ، وربما تكلف عدة مرات أكثر من